Het is de secretaris van de algemene vergadering (AV) die de notulen opstelt. Het is meestal de syndicus die deze rol vervult. Niets belet echter dat een mede-eigenaar of zelfs een derde als secretaris wordt aangeduid.
Niet letterlijk alles wat op de algemene vergadering wordt gezegd door de mede-eigenaars, moet in de notulen komen. Maar veel elementen moeten wel verplicht in de notulen staan.
Om te beginnen zal de secretaris de genomen beslissingen vermelden met daarbij de behaalde meerderheden en de namen van de voor- en tegenstemmers en de mede-eigenaars die zich onthielden. Voor mogelijke betwistingen bij de vrederechter is het van belang dat alle namen bij een stemming correct in de notulen staan.
Iedere beslissing met juridische relevantie of consequenties komt in de notulen.
Alle genomen beslissingen komen in de notulen. Hierbij vormt de lijst met agendapunten praktisch gezien de leidraad. De lijst met agendapunten met daarbij de vermelding van de uitslagen van de stemming bij ieder agendapunt, moeten vermeld worden.
In de notulen staat altijd vermeld dat de algemene vergadering rechtsgeldig is samengesteld. Ook hoe de algemene vergadering is samengesteld zal verdere toelichting krijgen. De naam van de voorzitter (die verkozen worden aan het begin van de algemene vergadering), komen uitdrukkelijk in de notulen.
Aan het einde van de algemene vergadering zullen de voorzitter, de secretaris en alle andere mede-eigenaars (of hun vertegenwoordigers of lasthebbers) de notulen ondertekenen.