Een syndicus is nodig wanneer er in een gebouw met meerdere wooneenheden, meerdere eigenaars zijn. Een appartementsblok is hier een goed voorbeeld van. De eigenaars moeten in dat geval volgens de wet een syndicus aan stellen. De taak van de syndicus omvat onder andere het beheer van de gemeenschappelijke delen in het gebouw zoals de inkomhal, de lift, de tuin, enzovoort. De syndicus treedt op als professionele vertrouwenspersoon die instaat voor het dagelijkse beheer van de algemene delen van de mede-eigendom. Opgelet: het gaat hierbij enkel om de algemene delen!
De taken van de syndicus vallen onder te brengen in drie hoofdcategorieën:
Het financiële beheer
De syndicus staat in voor de financiën van het gebouw, betaalt de facturen en vertegenwoordigt de mede-eigenaars in financiële kwesties. Enkele belangrijke voorbeelden:
Het berekenen en verdelen van de kosten over de verschillende mede-eigenaars
- Het uitvoeren van het nodige financiële secretariaatswerk en het bijhouden van een correcte boekhouding.
- Het innen van de verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars en juridische stappen zetten in het geval van achterstallige betalingen of schulden.
- Het beheren van het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars (VME).
- …
Het technische beheer
Het technische beheer omvat in de eerste plaats reparatiewerken, onderhoudswerken en herstellingen. Desyndicus doet hiervoor beroep op gespecialiseerde vakmensen zoals loodgieters, klusjesmannen, elektriciens, tuinmannen,…. Ook het poetsen van de gemeenschappelijke delen kan (indien dat op de algemene vergadering zo beslist wordt of de mede-eigenaars het poetswerk niet zelf doen) hieronder vallen.
Het administratieve beheer
Jaarlijks roept de syndicus de algemene vergadering voor de mede-eigenaars bijeen. Belangrijk is dat hij/zij ook de notulen opneemt en een verslag opmaakt. Uiteraard worden die notulen en verslagen aan alle mede-eigenaars gecommuniceerd.
Ook zal de syndicus optreden als vertegenwoordiger van de mede-eigenaars bij betwistingen. Dit kan gaan om betwistingen met derden (bijvoorbeeld buren) of betwistingen met mede-eigenaars.